Conservation des documents en Suisse : ce que dit la loi (et ce que beaucoup ignorent)

La règle de base : 10 ans pour les livres et pièces comptables

Le Code des obligations suisse (art. 958f CO) impose une durée de conservation de 10 ans pour les livres et les pièces comptables, ainsi que pour le rapport de gestion et le rapport de révision. Cette obligation concerne notamment :

• Les factures émises et reçues
• Les relevés bancaires et les preuves de paiement
• Les journaux et grands livres comptables
• Les bilans et comptes de résultat
• Les décomptes TVA et les justificatifs associés
• Les contrats à incidence financière

Le délai court à partir de la fin de l'exercice. Exemple : un contrat qui documente une opération de l'exercice 2020, clôturé au 31 décembre 2020, doit être conservé au moins jusqu'à fin 2030.

Documents RH : des délais selon leur fonction

Un dossier du personnel mélange des documents qui n'obéissent pas aux mêmes règles. Il faut distinguer ce que la loi impose, ce qui découle d'un délai de prescription, et ce qui relève de la prudence.

Attention aussi à l'excès inverse : la protection des données demande de ne pas garder sans raison des données personnelles devenues inutiles. Une durée plus longue se justifie s'il existe une obligation particulière ou un litige en cours.

Contrats et créances : ne pas confondre conservation et prescription

Le délai général de prescription des créances est de 10 ans (art. 127 CO), sous réserve des règles spéciales. Certaines catégories se prescrivent par 5 ans (art. 128 CO) : les loyers, intérêts et autres prestations périodiques, les salaires, et certaines prestations énumérées par la loi (artisans, ventes au détail, soins médicaux, avocats, notaires…). Les honoraires ne sont donc pas tous à 5 ans.

Ces délais de prescription ne sont pas, à eux seuls, des durées légales de conservation. Une interruption ou une suspension peut aussi déplacer l'échéance : tant qu'un litige ou une prétention reste ouverte, gardez le dossier.

Les documents fiscaux

Pour l'impôt fédéral direct, une procédure de rappel d'impôt peut être ouverte pendant 10 ans après la fin de la période fiscale, et le rappel doit intervenir au plus tard 15 ans après (art. 152 LIFD). Ces délais ne concernent pas seulement les cas graves. Pour la TVA, le droit de taxer se prescrit en principe par 5 ans, au plus tard par 10 ans (art. 42 LTVA).

Ces délais ne signifient pas que tout doit être conservé 15 ans. Mais la règle comptable des 10 ans n'autorise pas non plus à éliminer des pièces encore nécessaires à une procédure en cours.

Ce qu'on peut (et ne peut pas) numériser

Les livres et pièces comptables peuvent être archivés électroniquement si leur intégrité, leur lien avec les opérations et leur lisibilité sont garantis pendant toute la durée requise (art. 958f CO et ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes, OLICO).

• Sur un support modifiable, comme un cloud, il faut aussi pouvoir prouver le moment de l'enregistrement, conserver les traces nécessaires et documenter la procédure d'archivage.
• Un format comme le PDF/A facilite la lecture à long terme, mais ne garantit pas l'intégrité à lui seul.
• Le simple historique des versions d'un cloud ne suffit pas à démontrer la conformité.

Ce qui arrive quand on ne conserve pas

• Lors d'un contrôle TVA : l'absence de justificatifs peut compromettre la déduction de l'impôt préalable. D'autres moyens de preuve peuvent être admis, mais c'est à vous d'établir votre droit à la déduction.
• Lors d'un litige contractuel : sans contrat ni échange écrit, votre position est fragile. La charge de la preuve pèse sur vous.
• Lors d'un contrôle AVS : sans les décomptes, les annonces et les preuves de paiement, il peut être difficile de démontrer ce qui a été déclaré et versé.
• Lors d'une vente ou d'une succession : l'acheteur ou le successeur a besoin d'une traçabilité claire. Des archives incomplètes peuvent bloquer ou faire baisser la valeur d'une cession.

La bonne méthode en pratique

Pas besoin d'un système complexe. Trois habitudes suffisent :

1. Un classement par année et par type : Comptabilité / RH / Contrats / Fiscal — une arborescence simple, maintenue dès le premier document.
2. Une numérisation systématique des originaux papier au fil de l'eau, pas en fin d'année dans l'urgence, et en gardant les originaux qui doivent l'être.
3. Une date de réexamen sur chaque dossier : à cette date, vérifiez les obligations, les droits encore ouverts et les procédures en cours avant toute suppression.

La gestion documentaire est l'une des zones qui révèle le mieux l'état réel d'une organisation administrative.

Sources

• Art. 958f CO, conservation des livres et pièces
• Portail PME de la Confédération, conservation électronique des livres de comptes
• AFC, contrôle TVA et conservation (immeubles : 20 ans)
• SECO, commentaire de l'OLT 1 (art. 73)
• PFPDT, conservation des dossiers du personnel
• Tribunal fédéral, ATF 147 III 78 (certificat de travail, art. 127 et 128 CO)
• LTVA, art. 42 (prescription)